『事務』の仕事内容とは？営業事務、庶務、教務事務などの体験談まとめ。
『事務』の仕事内容とは？営業事務、庶務、教務事務などの体験談まとめ。
体験談その１．電機メーカーの商社で9年間営業事務をしていました。
私は９年間ほど商社で正社員の営業事務として従事していました。
大手電機メーカーの代理店商社で、私が所属していた部署は車のパーツを提携している自動車メーカーなどに卸す業務がメインでした。男性の方が多く自由な雰囲気の職場でした。
私の担当していた取引先からのオーダーに対して在庫が無いものはメーカへ発注をして、納期管理及び在庫管理、また納入の手配も行っていました。
営業担当者の計数管理や顧客フォロー及びメーカーへの納期調整などの折衝ごとが多かったのが精神的にも大変でした。
なるべく顧客の要望に応えながらメーカーの対応可能納期に沿うように調整するように尽力しました。
在庫過多になっている商品が多くあったのが問題となっていましたが、私が入社してからは年々在庫過多が解消されていったことが嬉しかったですしやりがいを感じていました。
ほとんどの仕事がパソコンを使ったもので、専用のソフトやエクセルを使って在庫管理や発注をしていました。そのため、ＭＯＳのエクセルとワードの資格を所有していましたので大変役に立ちました。
社内文書や社外部署、宛先シールの作成などはワードを使っていましたのでマイクロソフトオフィスの資格を取得していたのが強みとなりました。
残業はせずになるべく定時までに帰れるように、自分の担当の業務を合理化するように自分なりに工夫をしていました。その甲斐があって、入社して半年を過ぎたころには定時で帰ることができるようになりました。
午前中にしなければならないルーティンワークがありましたので、それを早めに片づけてから余裕をもって他の仕事ができるように心がけていました。
ブラインドタッチのスピードが速かったのも業務にとても役立ちました。
体験談その２．事務の一環で従業員の勤怠管理から社会保険の手続きもしていました。
私は薬品を製造している工場の事務員として働いています。工場には約300人の従業員がおり、男女比が1対2くらいです。
パートやアルバイトはいないので、ほぼ年功序列となっています。従業員は主に工場のラインで仕事を行っています。他には品質管理の部門や事務、設備、出荷担当などがあります。
私の仕事内容は従業員の勤務や残業などの管理、社会保険などの手続き、備品・消耗品などの購入など庶務的な内容です。それらの仕事を行いながら、電話応対や来客応対をしています。
従業員の勤務や残業などの管理についてはおもにパソコン入力作業になり、届け出のあった残業や有給などの情報入力をしています。データ管理は本社で行うので本社とのやり取りを行います。
備品・消耗品などの購入は業者へ発注し、届いたものの仕分けや配布を行います。業者からの納品書の確認入力作業や請求書の確認を行い、支払いをします。こちらも作業はパソコンで管理しているのでパソコン入力作業が多いです。
社会保険の手続きは健康保険や年金などの手続きで、請求があったり扶養などの届出などの従業員に必要な書類を渡したり、提出された書類を確認しています。
電話応対や来客応対は工場なので資材などを納めに来る業者さんが主です。限られた業者さんのみが来るといった感じなので、会社名や名前なども覚えやすく比較的応対しやすいです。
事務の仕事なので勉強や資格は必要ありませんが、社会保険の手続きの話を従業員の方とするため、社会保険の知識が必要となりました。仕事をしながらファイナンシャルプランナーの資格をとり、制度のしくみや内容を説明するときに役立てています。
平均年齢が40歳くらいの工場なのであまり若くはないですが、ベテランの方ばかりで入社退職があまり激しくないので働きやすいと思います。本社があるので本社の指示によって働いているという感じも強いです。
体験談その３．大学の教務事務の仕事内容と職場の雰囲気
5年前まで、防衛省が設置する「防衛医科大学校」において、教務事務をしていました。
毎年1度実施される「防衛省職員Ⅱ種（行政職）」試験に合格した後、市ヶ谷の本省勤務や地方部隊勤務を経て、着任し、その後10年間同じ仕事を続けていました。
具体的仕事内容は、「授業カリキュラムの作成」「教育用備品・機器の購入」「教授会を始めとする各種会議の進行・記録」「学生対応」「医師国家試験対策」などでした。
この中で、一番時間を割いたのがカリキュラム作成で、常に各研究室と連絡を取り、調整し進行していく仕事でした。
私がいた頃は、いい意味で主張の強い教授が多くいらっしゃって、なかなかスケジュール通りに進むことは少なかったです。
特に医科大学では、臨床と基礎分野の先生の教育方針に相違があることが多く、時には板挟みとなり、精神的なストレスも溜まりがちでした。
これはこの大学校だけでなく、多くの教育機関に共通することかと思いますが、事務職員に必要とされるのは、とにかく調整能力、そして忍耐力です。
時には自分の意見も述べたくなるのですが、まず裏方として多くの意見に耳を傾け、なるべくトラブルが起きないように舵を切っていくことが一番求められます。
職場の平均年齢は高い方だと思います。新規に採用されて防衛医科大学校に配属される例は少なく、若くても20代後半、ほとんどは40代から50代でした。
女性職員の数も少なく、管理職は1人もいませんでした。ただ、今は本省などで数人の女性管理職者はいるようです。
全体的な職場の雰囲気は悪くはなかったです。場所が埼玉県所沢市ということもあり、全体的にのんびりとした感じはありました。昼休みなども併設されている運動用グランドを散歩したりしてリラックスすることが出来ました。
給与や待遇は国家公務員なので悪いということはありません。ただ、キャリアの人と比べれば昇進も遅いですし、手にする金額も違います。
体験談その４．法律事務所の事務局
法律事務所の事務局の仕事内容は、各事務所によって異なります。
法律事務職員は、担当弁護士、同じ事務所内の弁護士、事務職員、受任事件の当事者・裁判所・法務局、関連団体の人たちなど、仕事を進めるために関係する人びとを結び付け、
時間や仕事の状況を調整する役割を担います。
私が10年勤めていた法律事務所の規模は、弁護士が５人に対して事務局が２人と小さい事務所です。
年齢の幅ですが、弁護士は20代～50代、事務局は20代～30代です。
事務局が２人のため、仕事内容はオールマイティにあります。
出社は10時～の受付時間の30分前には事務所に到着をします。なので9時半です。
就業時間は18時半となります。休憩が１時間なので、実質８時間労働となります。
着いたらすべての部屋（執務室、会議室、相談室）の掃除からスタートをします。弁護士がスムーズに事件の解決にむけて仕事ができるよう、
また依頼者が不安な気持ちがなく気軽に弁護士に相談できるよう必要なのは、やはり事務所の掃除が行き届いているかが大切になるからです。
主な事務局の仕事内容は、相談者（依頼者）の来客応対、お茶出し、電話応対、弁護士のスケジュール管理、顧客管理、出張先宿泊の手配、
また時には裁判所に書類を提出しに行ったりと、弁護士が円滑にスムーズに仕事ができるようにサポートをします。
私の仕事は、それプラス経理の仕事も行っていました。
１ヶ月の経費の計算や、弁護士の立替金の処理、依頼者への請求書、領収書の発行など事務所全体のすべての経理を行っていました。
給料に関しては、基本給が20万～スタートします。１年ごとに昇給があります。
職場の雰囲気はとてもいいです。それぞれに与えられた役割があるので、ギズギズした関係は一度もありませんでした。
また辛い点は、あまりありませんが、様々な問題を抱えた依頼者の方がいるので、時に胸を痛める事件の内容もあります。
嬉しい点は、お中元やお歳暮が大量に届くので、この時期になると美味しいお菓子が食べ放題になります。
法律事務職員は、目標達成、役割分担、協力態勢の３つのチームワークが必要とする仕事です。